Document Management

U današnje vrijeme hiper-produkcije raznovrsnih vidova informacija, svaka, pa i najmanja tvrtka "proizvodi" i obrađuje velike količine istih. Uposlenici sve više vremena provode pretražujući, organizirajući i upravljajući dokumentima. Pod pojmom dokument podrazumijevamo informaciju u bilo kojem obliku (Office dokument, informacija uskladištena u bazi podataka, slika bilo koje vrste, web stranica, mail poruka i sl.).

Nedostatak adekvatnog i definiranog okvira za prikupljanje, skladištenje i obradu informacija postaje sve veći problem kako malih tako i velikih kompanija. Dodatni problem predstavlja i nepostojanje metodologije pretraživanja i ekstrakcije vitalnih informacija. Različiti izvori informacija (dijeljeni mrežni diskovi, web portali, MS Exchange dijenjeni diskovi, FTP direktoriji, baze podataka, binarni podaci, slike i sl.) dodatno otežavaju problem. Dodatni problem predstavljaju i različita prava pojedinih korisnika nad pojedinim dokumentom ili grupom dokumenata. Sve gore navedeno rezultira svakodnevnim povećanjem vjerojatnosti gubitka, prepisivanja ili znatno otežanog pronalaženja važnih informacija.

OPENDOCMAN sustav upravljanja dokumentima:

Sustav Upravljanja dokumentacijom - Document management – OpenDocMan u daljnjem tekstu ODM omogućava vođenje i praćenje poslovne dokumentacije u poduzeću.
OpenDocMan je besplatan, web-based, open source sustav za upravljanje dokumentima (DMS) pisanih u PHP jeziku,  u skladu s ISO 17025 i OIE standardima za upravljanje dokumentima. 
Web based pristup omogućava  fino graduiranu kontrolu pristupa datotekama, i automatizirano instaliranje i nadogradnju. 
OpenDocMan je razvijen pod open source GPL licencom, što vam, ukratko rečeno, omogućuje da koristite program besplatno. Također potičemo povratne informacije od naših korisnika kad naiđu na probleme ili imaju prijedloge.
Nema potrebe mijenjanjati poslovnih pravila 
Za razliku od većine DMS-ova koji zahtijevaju da promijenite svoja poslovna pravila kako bi se upravljalo svojim dokumentima, OpenDocMan omogućuje vam da se integriraju vaša trenutna pravila. Kroz podršku više vrsta datoteka do pregled odjela, OpenDocMan omogućuje da se dokumenti uvijek nalaze tamo gdje ih trebate. 
Sustav je jednostavan za uporabu.
Vaši korisnici će cijeniti minimalistički pristup korisničkom sučelju. 
DMS upravljanje dokumentima u cjelini temelji se oko koncepta centralizirane pohrane dokumenata, ograničenog pristupa prema pravima i praćenje promjena na dokumentima u realnom vremenu. 

 

tehnička specifikacija sustava

Centralno „skladište“ dokumenata:

Svaki sustav za upravljanje dokumentima (DMS), da li je open source ili komercijalni, omogućit će da se dokumenti pohranjeni na  središnje mjesto. To čini pronalaženje dokumenata u DMS mnogo lakše, jer postoji samo jedno mjesto gdje se sustav održava i prati.
Praćenje promjena:
Ograničavanje pristupa datotekama u DMS-a je dobar korak u pravom smjeru, ali ne čini dobro ako se datoteke mogu mijenjati, dodavati ih ili ih se može ukloniti bez praćenja tih radnji.
Dobar software  za sustav za upravljanje dokumentima  će pratiti promjene datoteka tako da se promjene evidentiraju, a mogu se i ispraviti ako je/ili bude potrebno.

 

Ključne značajke OpenDocMan sustava:

Upravljanje dokumentima sustava:

Dodavanje bilo koje vrste datoteke u sustav
FTP nije potreban. Prijenos izravno iz vašeg preglednika.
Meta polja podataka za svaku datoteku
Dodjeljivanje jednog odjela / kategorije za svaku datoteku
Check-out značajka kako bi se spriječilo prepisivanje uređivanja
Pregled povijesti
Dokumenti su pohranjeni fizički na poslužitelju
Istek valjanosti datoteka Arhiva
Mogućnost  kreiranja postavki praćenja dokumenata kako odgovara potrebama pojedine tvrtke

 

Document WorkFlow:

Automatski  pregled procesa  kroz koji je pojedini dokument prolazio/prolazi
Automatski proces praćenja datoteka u procesu isteka dokumenta-datoteke
Reviewer može odobriti ili odbiti novi dokument ili promijenjeni dokument
E-mail postavke izvješća prije i poslije pregleda
Brzo pregledavanje - traži po autoru, odjelu  ili kategoriji
Potpuno pretraživanje po meta-podacima:  autor, odjel, kategorija, naziv datoteke, komentar, itd.

 

Serverski zahtjevi:

PHP5 / MySQL5
Apache2
Microsoft  Server
Linux Server

 

Sigursnost sustava:

Secure URL značajka 
Korisnički pristup za svaku datoteku odnosno dokument
Departmental kontrola pristupa za svaku datoteku
Podjela na : Korisnik, Admin, i super-Admin
Ograničenje veličine datoteka 

 

Jezične mogućnosti:

  • Chinese
  • Croatian
  • English
  • Dutch
  • German
  • Portuguese
  • Turkish
  • Spanish

 

 

Veza Izzyffice i OpenDocMan sustava:

Ovaj sustav povezan je putem WEB servisa sa našom aplikacijom Izzy Office koja omogućava vođenje Ulazno izlazne pošte i Urudžbenog zapisnika, te kao takav ima direktnu vezu koja omogućva da svi dokumenti koji ulaze u sustav putem Izzy Office aplikacije direktno budu vezani prema pravilima raspodjele i vođenja dokumentacije u ODM te su kao takvi odmah dostupni u ODM sustavu i spremni su za daljnju obradu.

 

Licenciranje i održavanje:

  • Trajna licenca za WEB konektor IzzyOffice i OpenDocMan
  • Održavanje prema broju korisnika na OpenDocMan sustavu
  • Pohrana podataka 
  • Mogućnost najma serverskog sustava u CLOUD okolini
  • Jednogodišnji support i dogradnja uključeni uz potpis Ugovora o održavanju
  • U osnovni Ugovor uključeno do 2 sata rada za održavanje mjesečno.
  • Dolazak kod korisnika radi intervencije posebno se naplaćuje
  • Korisnik je obavezan osigurati pristup sustavu za održavanje putem interneta

 

Cijene održavanja, instalacije i projektiranja sustava:

 (u KN bez PDV-a)

Vrsta uslugeKategorijaCijena/Korisnik
Korisnička infrastruktura ODM Jedan server uz osiguran backup od strane korisnika 75,00 mjesečno
Instalacija i integracija ODM Jednokratno 5.200,00
Cloud infrastruktura SaaS ODM Jedan server uz osiguran backup zadnjih 7 dana 49,00 mjesečno
Instalacija i integracija CLOUD SaaS ODM Jednokratno 4.000,00
IzzyOffice V2 WEB servis pristup WEB sustavu za upravljanjem dokumentima po listi i grupi korisnika Jednokratno 3.500,00
Trening korisnika Po satu 100,00
Posebni zahtjevi korisnika prema željama i prema projektu Po satu 400,00
Backup podataka u Cloud sustavu Mjesečno Prema cjeniku

 

NAPOMENA: Točan broj korisnika definira se Ugovorom, Korisnik je obavezan prijaviti svakog novog korisnika sustava, obračun se radi prema mjesečnom planu, ukoliko je u tekućem mjesecu prijavljen novi korisnik tada naplata održavanje teče od idućeg mjeseca. Također ukoliko se korisnik briše iz sustava analogno tome mijenja se i sustav naplate.

IzzyOffice sustav nalazi se kod Korisnika na njegovoj infrastrukturi.
Održavanje IzzyOffice sustava može se dogovoriti posebno.

Dogradnja sustava prema zakonskim obvezama se ne naplačuje ukoliko korisnik ima potpisan Ugovor o poslovno tehničkoj suradnji i održavanju sustava
U sustavu su uključeno 10 radnih sati za edukaciju korisnika.

Saguaro info d.o.o.

Saguaro info d.o.o. za informatiku i trgovinu
OIB 56941305823; MB 1374176; MBS 080230004

Gorice 114/b, 10000 Zagreb
Hrvatska

+385 1 2313 200

LinkedIn